UNSA

Libres ensemble
Hôpitaux Civils de Colmar

Règlement du Volume Horaire

1. Principe de Fonctionnement
Le principe du VHM consiste à rapprocher chaque mois le service dû par l’agent et le service fait. Cette comparaison fait ressortir un solde positif ou négatif reporté sur le mois suivant. Le service dû est calculé pour tout l’hôpital et pour tous les mois de l’année par la Direction des Ressources Humaines. Il est communiqué aux services en début d’année. Les 2 jours de repos hebdomadaires et les jours fériés ont été déduits. Les congés annuels ne sont pas déduits. Le service fait est calculé mois par mois pour chaque agent par le Responsable hiérarchique. Il comprend :
– les heures effectivement travaillées,
– le temps d’habillage et de déshabillage,
– les heures correspondant aux jours de repos supplémentaires au titre de la RTT,
– les heures correspondant à des congés maladies, maternité et AT,
– les heures correspondant à des congés syndicaux,
– les temps de formation,
– les congés annuels,
– les autorisations d’absence pour enfants malades,
– les autres congés et absences autorisés (visites médicales…).
Pour chaque mois, un décompte individuel permet de récapituler les informations permettant la comparaison entre service dû et service fait. Le crédit – débit maximal autorisé est de 20 heures. Les agents ayant opté pour un décompte forfaitaire de leur temps de travail (personnels d’encadrement et autres personnels, définis par arrêté ministériel) n’ont pas à tenir de VHM. Ils sont tenus d’effectuer un nombre annuel de jours de travail, et non un nombre d’heures.
Ces agents disposent de 20 jours de RTT pour une année complète de travail. Ce nombre est proportionnel à la durée de présence effective au cours de l’année. Il est réduit en cas de prise de fonction ou de départ en cours d’année, et en cas d’absence ne donnant pas droit à la RTT.

2. LE SERVICE DU
a) Les différentes prises en compte influant sur le service dû
– Durée de travail
Agents travaillant 32 heures 30 (personnel de nuit) ou 36 heures (personnel de jour).
– Agents roulants et Agents non roulants
Sont considérés comme roulants (ou en repos variable) les agents qui sont amenés à travailler au mois 10 dimanches ou jours fériés au cours de l’année civile. Tous les autres agents sont considérés comme non roulants (ou en repos fixe). Les Personnels effectuant uniquement des permanences à l’hôpital ou des astreintes les dimanches et jours fériés n’entrent pas dans la catégorie des roulants.
– Quotité de temps de travail
100% – 90% – 80% – 75% – 70% – 60% – 50%.
b) Les repos hebdomadaires
Les jours de repos hebdomadaires sont dans tous les cas déduits du service dû, à raison, pour chaque semaine, de deux fois la durée quotidienne de travail correspondant à la quotité du travail de l’agent. Les agents bénéficient de 4 jours de repos pour 2 semaines, dont 2 d’entre eux au moins doivent être consécutifs, dont un dimanche. Les agents travaillant au moins 20 dimanches ou jours fériés pendant l’année civile, bénéficient de 2 jours de repos compensateurs. NB : voir dispositions spécifiques pour les agents du service de nuit.
c) Les jours fériés
– Agents roulants (en repos variable), y compris le Personnel de Nuit
Chaque jour de la semaine peut être considéré comme normalement consacré au travail. En conséquence, tous les jours fériés sont déduits du service dû (13 jours par an : 11 jours attribué au plan national et 2 jour du droit local). Conformément à la réglementation, les dimanche de Pâques et de Pentecôte ne font pas partie des jours fériés.

3. LE DECOMPTE DU SERVICE FAIT
a) Les heures travaillées
Les heures effectivement travaillées sont inscrites chaque jour (y compris les temps de pause et de restauration, lorsqu’ils sont inclus dans le temps de travail).
b) Les heures supplémentaires
Lorsqu’elles sont, par exception, payées, elles ne sont pas prises en compte dans le service fait.
A la fin de chaque année civile, la moitié des heures supplémentaires réalisées au cours de l’année et qui n’ont été ni récupérées ni indemnisées pourra venir abonder un compte épargne temps. Il faudra alors déduire du VHM cette durée.
c) les heures de permanence sur place (« garde ») et astreinte Elles sont mentionnées sur le décompte individuel du mois. Seul le montant récupéré est inscrit (50% de permanence à l’hôpital et 25% de l’astreinte), ainsi que les heures effectivement travaillées (incluant le temps de déplacement nécessaire pour les agents d’astreinte).
d) Les jours fériés
Les jours fériés ont été déduits du service dû. Il n’y a pas lieu d’inscrire une durée de service fait. On les identifie sur le décompte par la lettre F.
e) Les jours RTT
Le nombre de jour de repos supplémentaires au titre de la RTT est de 6 jours pour les agents à temps plein travaillant de jour. Ils sont attribués par journée complète à prendre durant l’année civile, en-dehors de la période d’été (sauf situations spécifique : faible activité en été…). Ces jours n’ont pas été déduits du service dû.
Chaque jour de RTT donne donc droit à inscription de la durée journalière forfaitaire. Les agents qui n’ont pas été en activité sur l’ensemble de l’année bénéficient d’une demi-journée de RTT par mois ou fraction de mois supérieure à 15 jours.
– Agents non roulants (en repos fixe) Seuls les cinq premiers jours de la semaine (du lundi au vendredi inclus) sont normalement consacrés au travail. En conséquence, seuls sont déduits les jours fériés tombant un lundi, mardi, mercredi, jeudi ou vendredi. Les jours fériés tombant un samedi ou un dimanche n’ont aucune incidence sur le service dû (ils ne donnent donc droit à aucune compensation).
d) Durée journalière prise en compte pour le calcul du service dû.
La durée journalière est celle correspondant à la quotité de travail (100%, 90%, 80%, 75%, 70%, 60% ou 50%) appliquée à 32 heures 30 (personnel de nuit) ou 36 heures (personnel de jour) sur 5 jours par semaine. On l’appellera durée forfaitaire journalière.
Pour le personnel de nuit, les heures de travail à cheval sur deux mois (nuit du dernier jour du mois en cours au 1er du mois suivant) sont comptabilisées en totalité au titre du mois qui s’achève.
f) Les absences pour exercice des droits syndicaux
Les autorisations d’absence sont exprimées en heures ; on inscrit en service fait la durée de l’autorisation.
Les décharges d’activité et les autorisations pour congrès et réunions statutaires ont exprimées en jours ; la durée journalière est celle correspondant à la quotité de travail appliquée à 7 heures 12 pour une journée complète et à 3 heures 36 pour une demi-journée.
g) Les absences pour formation
Pour les formations effectuées dans le cadre du plan, lorsque le temps de formation est considéré comme du temps de travail (cf règles du Plan de Formation), on inscrira en service fait :
– le temps réellement passé pour une durée inférieure à un jour,
– 7 heures 12 pour une journée complète,
– 36 heures pour une semaine complète.
h) Les congés annuels
Les agents bénéficient de 27 à 30 jours ouvrés sur la base de la durée journalière forfaitaire définie au point d du paragraphe 2 :
– 25 jours de congés annuel stricto sensu,
– 2 jours au titre de l’habillage et du déshabillage,
– 1 ou 2 jours pour congés hors saison (si conditions remplies),
– 1 jour de fractionnement (si conditions remplies).
L’agent qui n’exerce pas ses fonctions pendant la totalité de l’année de référence a droit à un congé annuel de 2 jours par mois ou fraction de mois supérieure à 15 jours. Les 2 jours de temps d’habillage et de déshabillage ont attribués, dans ce cas, à raison d’une demi-journée par trimestre de présence (ou fraction de trimestre
supérieure à 45 jours).
Chaque jour de congé donne droit à inscription de la durée journalière forfaitaire. Seuls les 5 premiers jours de la semaine sont pris en compte, à l’exception des samedis, dimanches et jours fériés qui ont déjà été décomptés du service dû. La période de congé débute le 1er jour qui serait normalement consacré au travail. Tous les jours de congés, à l’exception des samedis, dimanches et jours fériés, donnent lieu à l’inscription de la durée journalière forfaitaire (y compris le ou les jours non travaillés du fait du temps partiel).
Exemple : agent travaillant à mi-temps selon le rythme suivant : 2 jours et demi de travail les lundi, mardi et mercredi matin. S’il prend 2 semaines de congé du lundi de la semaine N au dimanche soir de la semaine N+1, on lui décomptera 10 jours de congés, et chaque journée sera prise en compte pour 3 heures 36 par jour. Les jours fériés ayant été décomptés du service dû, lorsqu’un jour férié est inclus dans une période de congé, on n’inscrit pas de durée journalière forfaitaire pour le jour férié que l’on se contentera d’identifier par la lettre F. NB : voir dispositions spécifiques pour les agents du service de nuit.

i) Les autorisations d’absence pour enfants malades
Les agents peuvent, sous certaines conditions, bénéficier de 6 ou 12 jours au cours d’une année, pour soigner un enfant malade ou en assurer momentanément la garde.
Le tableau ci-dessous récapitule le volume horaire annuel maximal auquel peuvent prétendre les agents, en fonction de leur quotité de temps de travail. On inscrira en conséquence, pour chaque journée, ou partie de journée, attribuée, la durée réelle de l’absence, dans la limite du volume annuel possible :
Un agent travaillant à :
50% peut bénéficier de 6 x 3 h 36’ = 21 h 36’ ou 12 3 h 36’ = 43 h 12’
60% peut bénéficier de 6 x 4 h 19’ = 25 h 55’ ou 12 x 4 h 19’ = 51 h 50’
70% peut bénéficier de 6 x 5 h 02’ = 30 h 14’ ou 12 x 5 h 02’ = 60 h 28’
75% peut bénéficier de 6 x 5 h 24’ = 32 h 24’ ou 12 x 5 h 24’ = 64 h 48’
80% peut bénéficier de 6 x 5 h 45’ = 34 h 33’ ou 12 x 5 h 45’ = 69 h 07’
90% peut bénéficier de 6 x 6 h 28’ = 38 h 52’ ou 12 x 6 h 28’ = 77 h 45’
100% peut bénéficier de 6 x 7 h 12’ = 43 h 12’ ou 12 x 7 h 12’ = 86 h 24’
NB : voir dispositions spécifiques pour les agents du service de nuit.
j) Les congés exceptionnels (« ponts »…) et autorisations d’absences diverses Ces congés et autorisations d’absences ne sont pas déduits du service dû. Il convient donc de les ajouter au service fait en inscrivant, lorsqu’ils sont donnés, la durée forfaitaire journalière.
Il s’agit notamment des autorisations d’absence pour évènements familiaux :
– Mariage de l’agent : 5 jours (dans les 8 jours comprenant la date du mariage).
– Mariage d’un enfant : 1 jour (jour, veille ou lendemain du mariage).
– Naissance d’un enfant : 3 jours, consécutifs ou non.
– Décès : 3 jours consécutifs ou 1 jour selon le lien de parenté (dont le jour des obsèques).
– Maladie très grave du conjoint, père, mère ou enfant : 3 jours.
– Communion ou Confirmation : le jour suivant celui de la cérémonie (s’il est ouvrable).
NB : voir dispositions spécifiques pour les agents du service de nuit.
k) La grève
L’agent en grève subit une retenue salariale pour chaque heure de grève. Il convient en conséquence de lui attribuer en service fait le totale des heures travaillées et des heures de grève de la journée. En effet, dans le cas contraire, l’agent devrait récupérer les heures qui ne lui sont pas payées.
i) Les congés de maladie (et autres absences pour raisons médicales)
– Agents non roulants travaillant selon un horaire fixe
Pendant toute la période de maladie, on inscrit au VHM, pour chaque jour qui aurait dû être travaillé, la durée du travail qui aurait été effectué si l’agent avait été présent, dans la limite de la durée légale hebdomadaire si l’absence couvre la semaine (par ex : 35 h pour un agent à temps plein absent du lundi au vendredi).
– Agents roulants, ou agents non roulants travaillant selon un planning variable (par ex : agents à temps partiel effectuant des journées complètes)
Pendant la durée du planning mensuel en cours, on inscrit au VHM, pour chaque jour qui aurait dû être travaillé en application du planning, la durée qui aurait été effectuée si l’agent avait été présent. Si la période de maladie se prolonge au-delà du planning en cours, on inscrit pour chaque jour du lundi au vendredi, jusqu’à la reprise du travail, le 1/5ème de la durée légale hebdomadaire correspondant à la quotité de travail de l’agent (par ex : 7 h pour un agent à temps plein).
– Régularisation de RTT non justifié
Le décompte des congés de maladie (et des autorisations d’absence pour enfants malades) sur la base du planning mensuel prévisionnel engendre de la RTT non justifiée à raison de 12’ en moyenne par jour. Afin de neutraliser partiellement cette conséquence, la règle suivante pourrait être appliquée : lorsque le nombre total de jours de maladie et de jours d’autorisations d’absence pour enfants malades décompté sur la base du planning est supérieur à 18 pour l’année, toute journée supplémentaire donnera lieu à réduction de 12’ des droits annuels à RTT (ou du crédit VHM d’heures supplémentaires). Ce plafond de 18 jours permet en effet de limiter à une demi-journée au maximum pour l’année la RTT non justifiée (18 jours x 12’ = 3 h 36’). Cette régularisation est effectuée par la Direction des Ressources Humaines.
– Jours fériés inclus dans un congé maladie
Les jours fériés ont été décomptés du service dû. Il n’y a donc pas à inscrire ce jour là une durée forfaitaire journalière, que l’agent ait été prévu ou non au planning. On se contentera d’identifier le jour férié par la lettre F.
– Congés annuels ou récupération d’heures supplémentaires programmées sur une période pendant laquelle survient un arrêt de maladie Les congés annuels ou les récupérations d’heures supplémentaires (heures travaillées en excédent ou correspondant à un congé hebdomadaire non pris) doivent être considérés comme non pris et sont donc reportés à une date postérieure à la reprise du travail (pour les congés annuels, le report ne peut excéder la date limite du 31 janvier de l’année suivante).
NB : voir dispositions spécifiques pour les agents du service de nuit.
DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LES AGENTS TRAVAILLANT EXCLUSIVEMENT LA NUIT
a) La durée de travail
La durée moyenne hebdomadaire sur le cycle est de 32 h 30’ Elle comprend, pour chaque nuit de service, une pause de 20 minutes qui est intégrée dans le temps de travail.
b) Les repos hebdomadaires
Les deux jours de repos hebdomadaires sont dans tous les cas déduits du service dû, à raison pour chaque semaine, de deux fois la durée quotidienne de travail correspondant à la quotité de travail de l’agent. Conformément à la réglementation nationale, le personnel travaillant exclusivement de nuit n’est pas concerné par les deux repos compensateurs supplémentaires attribués en cas de travail 20 dimanches et jours fériés pendant l’année civile.
c) les jours fériés
Les dispositions retenues pour le personnel roulant (en repos variable) s’appliquent également au personnel de nuit. En conséquence, les 13 jours fériés sont déduits du service dû.
d) Les congés annuels
Les agents à temps plein bénéficient d’un crédit de 182 heures (6 h 30’ x 28 j CA = 182h) au titre de leurs congés annuels. Ce volume horaire comprend les 25 jours réglementaires, les 2 jours forfaitaires prévus par l’Accord Local du 21 décembre 2001 pour le temps d’habillage – déshabillage et le jour de fractionnement. S’y ajoutent, le cas échéant, le ou les jours hors saison (si les conditions sont remplies), à raison de 6 h 30’ par jour pour un agent à temps plein. Ce nombre est réduit au prorata pour les agents à temps partiel. Chaque nuit de congés attribuée donne lieu à l’inscription de 10 h en service fait.
e) Les absences pour formation
Chaque congé attribué au titre d’une action de formation relevant du Plan de l’Etablissement (cf. règles du Plan de Formation) est inscrit en service fait pour :
La durée réelle de formation, lorsque celle-ci est inférieure à un jour 7 h 12 pour une journée complète de formation 36 h pour une semaine complète de formation.
f) Les autorisations d’absence pour enfants malades
Les congés accordés à ce titre, sur la base réglementaire de 6 ou 12 jours par an pour un agent de jour, s’établissent comme suit, pour un agent de nuit, en fonction de sa quotité de travail :
Un agent travaillant à
50% peut bénéficier de 6 x 3 h 15’ = 19 h 30’ ou 12 x 3 h 15’ = 39 h
60% peut bénéficier de 6 x 3 h 54’ = 23 h 24’ ou 12 x 3 h 54’ = 46 h 48’
70% peut bénéficier de 6 x 4 h 33’ = 27 h 18’ ou 12 x 4 h 33’ = 54 h 36’
75% peut bénéficier de 6 x 4 h 52’ = 29 h 12’ ou 12 x 4 h 52’ = 58 h 24’
80% peut bénéficier de 6 x 5 h 12’ = 31 h 12’ ou 12 x 5 h 12’ = 62 h 24’
90% peut bénéficier de 6 x 5 h 51’ = 35 h 06’ ou 12 x 5 h 51’ = 70 h 12’
100% peut bénéficier de 6 x 6 h 30’ = 39 h ou 12 x 6 h 30’ = 78 h
Chaque nuit attribuée donnera lieu à l’inscription de 10 h en service fait.
g) Les congés exceptionnels et autorisations d’absence diverses
Ils sont inscrits en service fait pour la durée forfaitaire journalière (soit 6 h 30’ par jour pour un agent à temps plein). Par exception, les autorisations d’absence pour décès d’un proche (1 jour ou 3 jours selon le cas) sont décomptés à raison de 10 h pour chacun des jours qui se trouvent inclus dans une période de travail programmée. h) Les congés de maladie (et autres absences pour raisons médicales) Pendant le mois de début de l’arrêt et le mois suivant, ou inscrit au VHM, pour chaque nuit qui aurait dû être travaillée, la durée de travail qui aurait été effectuée si l’agent avait été présent.
Au-delà de cette période, si l’arrêt de travail est prolongé, on inscrit au VHM, pour chaque semaine d’absence supplémentaire, la durée légale hebdomadaire de travail de l’agent, selon sa quotité de travail.
Si cette prolongation est inférieure à une semaine, on inscrit au VHM, pour chaque journée d’absence (hors repos hebdomadaire déduit) 1/5ème de la durée légale hebdomadaire de travail de l’agent selon sa quotité de travail.
j) Les visites médicales du travail
Elles sont compensées par l’inscription de 2 h en service fait. Ce forfait couvre la visite et le déplacement.
k) Les réunions de service tenues la journée On inscrit en service fait la durée de la réunion et un forfait d’une heure pour le déplacement.